从理论上讲，当超市正常经营商品库存为零时即为断货。但在实际营运中，我们不但要关注商品断货的情形，还要关注潜在的断货，即所谓的缺货。目前公司没有对商品缺货进行明确定义，在此我们仅对商品缺货含义加以理解。
货架陈列商品只有几个或少量，不够当日的销售，为缺货；
某品类商品花色、尺码等断缺；
某品类商品只有展示样品，无正常商品可以销售；
商品陈列在货架上，但商品外包装有瑕疵，无正常商品可以销售；
DM新品未能到货；
商品当前库存不能满足下一次到货前的销售，为潜在的缺货。
以上种种情况就是我们所说的商品缺货状态，在日常商品管理工作中应特别加以关注，避免造成新的断货。接下来重点探讨商品断货问题。
一、发现问题
门店在进行日常商品库存管理活动中，常常会出现商品断货问题，我们首先要做的就是着手处理断货商品。
面对成千上万种商品，仅靠人力去排查，肯定会花费大量人力物力，而且会事半功倍。如果善于借助营运报表去发现问题，作业效率会明显提高。但由于超市管理者管理方式和工作经验的不同，对营运报表关注和理解会存在差异，处理的效果也不尽相同。作为一名超市管理者，该如何正确使用营运报表？面对营运报表应重点关注哪些指标？通过这些指标能够发现那些问题？以下几种情况是能够从报表中发现的问题。
某供应商断货品项较多；
畅销品断货；
非正常状态商品断货；
商品系统库存与实际库存不符；
某中类断货率远远高于平均值；
某中类断货率环比增长较高。
以上是报表所反映的问题，也应该是超市管理者重点关注的问题。
二、分析问题
对于报表反映的问题，仅仅简单做库存处理是不够的，还要仔细分析造成断货状况的真实原因是什么，以避免日后的断货重复发生。下面，我们要对发现的问题逐一进行分析。
问题一：某供应商断货品项较多
出现同一供应商多种商品断货情况，应重点对供应商诚信、订货状况、商品状态等几方面加以分析。
根据供应商正常经营品项和断货品项，大致计算出该供应商供应商品断货率，对比供应商历史断货率，看看该供应商供应商品出现较多品项断货是偶然性还是一直是这种情况。是送货不及时还是供货能力有限？是否为下架问题商品？货款结算有没有出现问题？对一直出现此种情况的供应商应考虑相应的限制措施。
除了上述原因，商品订货也不容忽视。员工是否能够做到“以销定进”，保证合理的商品库存？有没有因工作疏忽，漏订或者延误订货的情况？订单是否能够顺利的传至供应商？就补货单来说，如果出现错订、起定量不足等不规范制单情况，就会产生订货失败，很可能会造成商品断货。
在供应商断货品项中，可能存在需要淘汰清退的商品，这部分商品是否已提报给相关部门？
问题二：畅销品断货
畅销品断货是指日均销量较高商品库存为零的情况。畅销品断货最直接的影响就是会造成销售业绩下降，还会降低顾客服务的水平，对超市形象大打折扣。对此种情况，应重点对商品促销、门店基础设施等几方面加以分析。
首先，要了解断货商品是否为促销商品或者是季节性商品，促销商品受价格优惠、顾客集中购买等因素影响极易造成断货，季节性商品在一些关键的时间点和时间段会旺销。作为超市管理者，应该有提前预判能力：促销商品预计销量是多少？哪个季节或者是节假日会畅销哪些商品？促销力度如何？
其次，门店基础设施对畅销品断货影响也比较大。由于畅销品具有周转快特点，保持合理的库存就显得十分必要了。但如果门店冷库、内仓等狭小，不足以满足商品周转，也会造成畅销品断货。
问题三：非正常状态商品断货
报表中会出现“淘汰”、“冻结”等非正常状态的断货商品，对于商品状态为“淘汰”的商品和商品状态为“冻结”非配送商品可以不必考虑，但要特别注意商品状态为“冻结”的配送商品，一旦配送中心仓库有库存，商品状态从“冻结”更改回“正常”，要及时把握订货机会。
问题四：商品系统库存与实际库存不符
包括有实际库存和无可销售库存两种情况。前者介于正常和负库存临界点，属于商品“伪断货”现象，可能暂时不会造成商品断货，后者属于断货范畴。此两种情况由于数据库库存差异，势必对日后的商品订货、盘点等诸多工作造成影响。造成此种问题出现的原因有：
有实货，属滞销品；
有实货，商品未入库或入库差错；
商品丢失；
残次商品未清退、报损。
问题五：某品类断货率远远高于平均值
关于断货率的计算是这样的：断货率=断货品种数/经营品种数×100%
商品断货率指标一直是反映超市订货水平的一个重要依据，对超市及时采取措施降低缺货影响有较大帮助。简单地说断货率指标表现了超市的订货水平和目前断货状况。
通过报表各中类断货率的数值，清晰的显现了哪些中类的断货情况需要亟待改善。
作为超市管理者，一定要立即对断货率较高的品类进行问题排查。借助断货商品明细表可以一目了然的看到某中类的断货商品明细。本期经营品项、断货品项是多少？商品断货时间长短？造成此种问题出现的原因参照上述问题分析。
问题六：某品类断货率环比增长较高
关于环比差异的计算是这样的：环比差异=本期断货率-上期断货率
环比差异指标反映了断货率增减趋势，是检验断货情况改善与否的一个重要指标。
通过报表中环比差异的数值，可以看到那些品类的断货率有了好转，那些品类的断货率出现下滑。应重点关注对断货率环比差异增长较高的品类。造成此种问题出现的原因参照上述问题分析。
（三）解决问题
解决问题的最好方法是要有预判意识，提前做好预防工作，使问题不要发生。作为断货情况来讲，同样需要提前做好预防工作。前面已经对如何通过报表发现问题、如何进行问题分析进行了阐述，本部分重点对造成断货的种种问题提出建议解决措施，以供大家参考。
（四）效果检验
在营运报表系统中，能反映超市断货状况的主要有【断货商品明细表】和【商品断货率报表】，超市可以通过阅读这两个报表发现问题，也可以通过报表中断货率和环比差异两个关键指标来反映断货改善情况，必要时也可用这两个指标作门店间断货情况横向比较。门店断货率指标应作为门店库存管理水平考核/排名的重要参考指标。
